Il primo tutorial è quello relativo alla vidimazione e all'apertura del registro di carico e scarico digitale.
L'accesso alla funzione di vidimazione e apertura del registro di carico e scarico digitale per coloro che non utilizzano i propri sistemi gestionali, deve essere effettuato accedendo all'area riservata operatori, con SPID o con dispositivo di identità digitale intestato al rappresentante o ad un suo incaricato.
Una volta dentro, l'utente deve cliccare su
• Servizi di supporto
• e poi su "Registro locale carico-scarico".
È ovviamente necessario prima iscrivere l'operatore al RENTRI. Se l'utente opera per un solo operatore, la selezione è automatica. In caso contrario, se l'utente è abilitato a operare per più operatori, dovrà selezionare l'operatore per il quale intende aprire il registro di carico e scarico digitale.
La selezione dell'operatore e dell'unità locale è un passaggio preliminare per utilizzare i servizi di supporto. Dopo aver selezionato l'operatore, il passo successivo consiste nel scegliere l'unità locale a cui associare il registro. L'utente deve cliccare su "Seleziona unità locale" per individuare l'unità locale iscritta, scegliendo tra quelle visibili per l'operatore.
Una volta selezionata l'unità locale, l'utente clicca su "Seleziona registro" per aprire un nuovo registro. Se l'elenco dei registri è vuoto, l'utente deve cliccare su "Nuovo registro". Per aprire il registro, è necessario indicare le attività che verranno annotate, selezionando una o più attività coerenti con il profilo dichiarato al momento dell'iscrizione dell'unità locale. Ad esempio, è possibile aprire un registro per attività di recupero solo se, al momento dell'iscrizione, è stato indicato che nella specifica unità locale si svolgono attività di recupero.
La scelta deve avvenire tra le unità locali dell'operatore iscritte al Rentri e per le quali l'utente ha visibilità. Per selezionare l'unità locale, basta cliccare sulla spunta a destra. Una volta selezionata, l'unità locale apparirà sotto l'operatore.
Se l'utente desidera modificare l'unità locale selezionata, basta cliccare sulla freccia e poi su "Cambia unità locale" per sceglierne una diversa. Successivamente, l'utente clicca su "Seleziona registro" per aprire un nuovo registro. Poiché l'elenco dei registri è vuoto, bisognerà cliccare su "Nuovo registro" per creare un nuovo registro.
Per aprire il registro, l'utente deve indicare quali sono le attività che verranno annotate sul registro. L'utente seleziona una o più attività che devono essere coerenti al profilo dichiarato in sede di iscrizione dell'unità locale. Sarà possibile, ad esempio, aprire un registro per attività di recupero solo se al momento dell'iscrizione è stato indicato che nella specifica unità locale si svolgono attività di recupero.
L'utente indica la numerazione che deve avere la prima registrazione e indica, se utile, la descrizione del registro. Infine, l'utente clicca su Conferma per aprire il registro. È possibile aprire un registro indicando che in esso vengono annotate più attività oppure, in alternativa, aprire un registro per ogni attività.
In questo esempio, il registro viene aperto per più attività, produzione, recupero e trasporto di rifiuti. Una volta completata l'apertura del registro, il registro aperto compare in elenco. Ad ogni registro è associato un numero identificativo univoco che rappresenta il numero di vidimazione del registro digitale.
Tutte le registrazioni che l'operatore andrà ad inserire successivamente saranno associate a questo numero.
COMPILAZIONE DEL REGISTRO ELETTRONICO
Fatte salve le differenze legate alle diverse operazioni che devono essere svolte sul registro, la logica che illustriamo è identica anche nel caso di utilizzo dei servizi di supporto da parte degli impianti di trattamento, dei trasportatori, intermediari e dei centri di raccolta.
Per compilare il registro di carico e scarico digitale, il rappresentante o un suo incaricato accede con dispositivo di identità digitale all'area riservata a operatori e clicca sulla voce:
• Servizi di supporto
• e quindi Registro locale carico-scarico.
Avendo già selezionato l'operatore e l'unità locale, l'utente clicca su Seleziona registro per individuare il registro precedentemente vidimato. L'utente individua nell'elenco il registro aperto per attività di produzione e clicca sulla spunta per selezionare il registro.
Per compilare il registro di carico e scarico digitale, il rappresentante o un suo incaricato accede con dispositivo di identità digitale all'area riservata a operatori e clicca sulla voce Servizi di supporto e quindi Registro locale carico-scarico. Avendo già selezionato l'operatore e l'unità locale, l'utente clicca su Seleziona registro per individuare il registro precedentemente vidimato. L'utente individua nell'elenco il registro aperto per attività di produzione e clicca sulla spunta per selezionare il registro.
L'utente clicca su Nuova registrazione per effettuare la prima annotazione sul registro digitale. È importante ricordare che le operazioni che l'utente può annotare sul registro sono legate all'attività indicata all'apertura del registro. Nel nostro caso si tratta di produzione di rifiuti.
Come si vede, in alto è riportato l'operatore, l'unità locale e il registro. La compilazione è guidata e si compone di più passaggi. I passaggi e i dati da compilare dipendono dal tipo di operazione, carico o scarico, dal profilo dell'operatore e dalla causale.
Il primo caso che illustriamo è come si annota un carico da produzione laddove il rifiuto sia prodotto nell'unità locale. Causale operazione DT.
L'utente indica la data di registrazione che deve essere uguale o successiva all'ultima registrazione annotata.
L'utente seleziona il tipo di operazione. Nel caso di produttore, le voci disponibili sono carico o scarico.
L'utente seleziona la causale.
Le voci disponibili per il carico del produttore sono RE o DT e clicca su Avanti per continuare.
La modalità di compilazione di un carico di rifiuto prodotto fuori dall'unità locale è analoga eccetto per la causale che è RE. La compilazione avviene per passaggi successivi.
L'utente è informato in ogni momento della fase in cui si trova seguendo lo stato sulla barra di progressione in alto nella pagina.
L'utente seleziona il codice EER dall'elenco, seleziona la provenienza dall'elenco e indica la descrizione del rifiuto solo per i codici terminanti con 99.
L'utente seleziona una o più caratteristiche di pericolo dall'elenco in caso di codice EER pericoloso e seleziona lo stato fisico dall'elenco.
L'utente indica la quantità, seleziona l'unità di misura dall'elenco e clicca su Avanti per continuare.
L'utente indica le eventuali note. Il campo Annotazioni può essere utilizzato per note a chiarimento o per qualsiasi altra informazione utile al tracciamento dei rifiuti.
L'utente clicca su Salva per annotare la registrazione sul registro. Al salvataggio vi è un controllo automatico dei dati inseriti. Se vi sono avvisi di errore, l'utente deve rettificare o integrare i dati prima di salvare.
Le schede con errori vengono evidenziate all'utente.
Superati gli errori di validazione, l'utente deve confermare di voler salvare la registrazione. Alla conferma, il carico viene annotato nel registro digitale e gli viene assegnato il numero progressivo.
Vogliamo evidenziare che alla conferma il numero progressivo assegnato all'annotazione è immodificabile. In caso di errore, l'utente può rettificare o annullare l'annotazione appena inserita. La rettifica o l'annullamento sono registrazioni che hanno un proprio numero progressivo distinto da quello della registrazione annullata o rettificata.
Dopo che il carico è stato salvato, è possibile consultare il progressivo assegnato. L'utente, per consultare il dettaglio della registrazione, clicca il tasto a destra.
Come si compila la registrazione di scarico
L'utente clicca su Nuova registrazione per annotare una nuova registrazione sul registro digitale. Le schede e le informazioni da fornire sono diverse rispetto al carico.
Per registrare lo scarico, l'utente indica la data di registrazione, seleziona il tipo di operazione scarico e in automatico viene impostata la causale AT scarico a terzi.
Il caso che vediamo adesso è quello di uno scarico che fa riferimento ad un carico non inserito nel registro digitale, ma nel registro cartaceo che l'utente ha tenuto sino al momento in cui è passato al digitale. È un caso che si verificherà solo nei primi mesi di passaggio dal cartaceo al digitale.
L'utente clicca su Riferimento operazione e quindi clicca su Inserimento manuale per inserire un carico annotato nel registro cartaceo.
L'utente indica l'anno e il numero progressivo del carico annotato nel vecchio registro cartaceo e clicca su Conferma per confermare l'anno e il progressivo indicato.
Il caso che vediamo adesso è invece il caso standard, ovvero quello in cui lo scarico fa riferimento ad un carico che è stato annotato sul registro digitale. L'utente clicca su Riferimento operazione e stavolta clicca su Seleziona da registro per richiamare l'operazione di carico precedentemente annotata nello stesso registro digitale.
In questa pagina l'utente può selezionare uno o più carichi a cui lo scarico fa riferimento. In particolare sono consultabili i carichi con causale DT o RE in quanto il produttore può selezionare le operazioni di carico di rifiuti prodotti nell'unità locale, DT, o fuori da essa, RE. L'utente imposta i parametri per ricercare i carichi di interesse e quindi clicca su Ricerca per individuare i carichi.
Il servizio di supporto non consente all'utente di selezionare più carichi dove il codice EER non coincide.
L'utente seleziona uno o più carichi e clicca su Conferma per confermare i carichi selezionati. Alla conferma viene riportato nello scarico il riferimento al carico selezionato o ai carichi selezionati.
Il servizio di supporto compila i dati identificativi del rifiuto recuperandoli dal carico appena selezionato. Se il carico a cui lo scarico fa riferimento è presente sul registro, questa scheda è compilata in automatico e l'utente indica solo la destinazione e clicca su Avanti per passare alla scheda successiva. Il servizio di supporto recupera le quantità dei carichi selezionati ma non aggiorna le giacenze.
L'utente può confermare la quantità precedentemente inserita al momento del carico oppure specificare una quantità minore se si tratta di uno scarico parziale. Ricordiamo che il servizio di supporto non può essere considerato un gestionale, infatti non effettua alcun calcolo automatico delle giacenze che dovranno essere calcolate dall'utente.
Passiamo alla scheda successiva e vediamo quali informazioni vanno compilate nel caso in cui lo scarico sia accompagnato dal FIR.
L'utente indica il numero FIR, indica se si tratta di un trasporto transfrontaliero, indica la data di inizio trasporto ed infine clicca su Avanti per proseguire.
Se il trasporto non è accompagnato dal FIR, l'utente seleziona Rimuovi integrazione FIR registro carico scarico e non dovrà indicare i dati del FIR e clicca su Avanti per proseguire.
Considerato che il produttore deve annotare lo scarico sul registro entro 10 giorni dal conferimento del rifiuto, se in questo lasso di tempo il produttore ha ricevuto la copia completa del FIR con l'esito del conferimento, l'utente clicca su Aggiungi esito conferimento.
Se viceversa la copia completa del FIR arriva successivamente, l'utente clicca sulla voce Aggiungi esito conferimento e quindi non compila questa scheda. Per registrare il peso verificato a destino, l'utente effettuerà successivamente un'operazione di rettifica che illustreremo a breve.
Il caso che stiamo vedendo è quindi quello in cui l'esito del conferimento, contenuto nella copia completa del FIR, la ex quarta copia, trasmessa dal trasportatore, è noto al produttore prima che questi abbiano notato lo scarico.
L'utente indica la data di fine trasporto, indica il peso verificato a destino in chili e indica l'eventuale respingimento.
Qualora il destinatario avesse respinto il rifiuto, l'utente seleziona la tipologia di respingimento dall'elenco, indica la quantità respinta e la relativa unità di misura, seleziona la causale del respingimento dall'elenco ed infine l'utente clicca su Avanti per proseguire.
Nell'ultima scheda, l'utente indica le eventuali note riportando tutte le informazioni utili a dettagliare meglio l'operazione inserita.
Infine, l'utente clicca su Salva per annotare la registrazione sul registro.
Superati gli errori di validazione, l'utente deve confermare di voler salvare la registrazione. Alla conferma, lo scarico viene annotato nel registro digitale e gli viene assegnato il numero progressivo. La registrazione di scarico, come già detto per il carico, potrà essere rettificata o annullata con una specifica registrazione.
Dopo che lo scarico è stato salvato, è possibile consultare il progressivo assegnato. L'utente clicca sul tasto a destra per consultare il dettaglio della registrazione.
RETTIFICA E ANNULLAMENTO
Nei passi precedenti abbiamo visto che alla conferma del carico o dello scarico, il servizio di supporto assegna il numero progressivo alla registrazione. Quindi, la registrazione inserita non può essere modificata o eliminata, ma l'utente può sempre variare i dati annotati effettuando la rettifica o l'annullamento che rappresentano una registrazione alla quale viene attribuito un numero specifico. Vediamo per prima la rettifica.
La registrazione di rettifica consente di correggere una registrazione di carico o di scarico già annotata sul registro ed anche già trasmessa a rentry. Serve anche per annotare l'esito del conferimento e quindi il peso verificato a destino se la copia del FIR non arriva entro i 10 giorni dalla registrazione dello scarico. La registrazione di rettifica ha una sua numerazione progressiva e deve essere trasmessa a rentry.
È importante evidenziare che possono essere rettificate tutte le registrazioni, comprese quelle già trasmesse a rentry. È però onere dell'operatore garantire la coerenza delle registrazioni. In altri termini, se l'operatore rettifica un movimento di carico, ad esempio correggendo la quantità di rifiuto prodotta, dovrà successivamente rettificare anche l'eventuale registrazione di scarico già inserita.
Uno dei casi più importanti nei quali si utilizzerà la rettifica è quello in cui la copia completa del FIR contenente le informazioni sulla quantità verificata dal destinatario viene trasmessa dal trasportatore dopo che il produttore ha già annotato lo scarico. In questo caso, quindi, il produttore, per inserire la quantità verificata a destino, dovrà rettificare la registrazione di scarico. L'utente clicca su Rettifica o Annullamento per modificare una registrazione già annotata nel registro o per annotare l'esito del conferimento a seguito del ricevimento della copia del FIR e clicca su Rettifica registrazione per proseguire.
È possibile ricercare la registrazione, in questo caso di scarico, da rettificare. L'utente imposta i parametri per ricercare la registrazione da rettificare, clicca su Ricerca e quindi clicca sulla spunta posta a destra della registrazione da rettificare. La compilazione della rettifica è guidata e dipende dalla registrazione che si intende a rettificare.
E la registrazione da rettificare, nel caso specifico, è uno scarico. L'utente indica la data di registrazione. La data non può essere antecedente e quella dell'ultima registrazione.
La data che va inserita è quella in cui si effettua la rettifica, non quella della registrazione da rettificare. Il tipo di operazione non può essere modificato. La causale può essere solo AT scarico a terzi.
Il numero progressivo e la data della registrazione da rettificare vengono riportati in automatico. L'utente clicca su Avanti per passare alla scheda di identificazione del rifiuto. Ricordiamo che stiamo rettificando ad una registrazione di scarico per inserire l'esito del conferimento.
Pertanto, l'utente inserisce la data di fine trasporto e il peso verificato a destino e clicca su Avanti.
L'utente clicca su Conferma per procedere con la rettifica. La registrazione di rettifica verrà annotata nel registro e avrà un suo progressivo.
Quando si consultano le registrazioni annotate nel registro, si noterà che la registrazione rettificata viene contrassegnata con la lettera M per indicare che è stata appunto modificata da una rettifica.
Cliccando sulla lettera M, l'utente potrà consultare la registrazione originaria, contrassegnata dalla lettera O, che è stata modificata da una registrazione di rettifica, lettera R. In particolare, si noterà che la registrazione originaria è stata trasmessa a Rentri. La rettifica, invece, deve ancora essere trasmessa a Rentri.
Ricordiamo che anche le registrazioni di rettifica devono essere trasmesse a Rentri e che è possibile rettificare le registrazioni non trasmesse a Rentri, così come quelle già trasmesse.
Vediamo adesso la registrazione di annullamento. L'annullamento comporta che l'intera registrazione venga annullata.
L'utente clicca su Rettifica o annullamento per annullare una registrazione già annotata nel registro e clicca su Annulla registrazione per proseguire.
L'operazione è molto semplice e richiede un numero limitato di informazioni, tra cui la motivazione dell'annullamento da riportare nelle annotazioni. Il numero progressivo e la data della registrazione da annullare vengono riportati in automatico.
L'utente indica la data di registrazione dell'annullamento e indica le motivazioni dell'annullamento, quindi clicca su Salva.
Va evidenziato che l'annullamento va effettuato solo se effettivamente necessario e non può essere utilizzato come un annulla e sostituisce. Se l'utente annulla, ad esempio, una registrazione di carico datata primo aprile, non potrà inserirne una nuova nella stessa data se, successivamente a tale data, ha inserito una nuova registrazione.
Ricordiamo che il registro deve garantire la cronologia delle operazioni. La registrazione annullata viene evidenziata e contrassegnata con la lettera A.
CONSULTAZIONI DELLE REGISTRAZIONI
I servizi di supporto consentono di:
• produrre un file in formato Excel con tutte le annotazioni effettuate sul registro digitale
• stampare un file in formato PDF con tutte le annotazioni effettuate sul registro digitale.
Attenzione! È una stampa che viene fatta su fogli bianchi non vidimati in quanto il registro è digitale.
L'esportazione dei dati in formato XLS consente di produrre un file contenente tutte le registrazioni effettuate in un certo periodo e fare quindi elaborazioni ulteriori o verifiche interne.
L'utente clicca su Stampe esportazioni. Inserisce i parametri Data registrazione da e Data registrazione a. Quindi clicca su Esporta in XLS. Lo stesso file può essere esportato anche in PDF. In caso di controllo o ispezione può rappresentare un utile supporto per illustrare l'attività svolta. L'utente clicca su Stampe esportazioni. Inserisce i parametri Data registrazione da e Data registrazione a. E clicca su Esporta in PDF.
SERVIZIO DI SUPPORTO PER LA TRASMISSIONE DEI DATI
Sino a questo momento i dati sono nella disponibilità esclusiva degli operatori e non sono ancora stati trasmessi al RENTRI. Solo dopo che i dati sono stati trasmessi al RENTRY gli enti di controllo potranno consultare le informazioni presenti nel registro di carico e scarico digitale.
Gli operatori devono trasmettere al RENTRI i dati dei registri di carico e scarico entro la fine del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'annotazione. In quest'ultima parte del tutorial andiamo a vedere come avviene la trasmissione al RENTRI attraverso i servizi di supporto in modo che le informazioni siano accessibili agli enti di controllo. Gli operatori che hanno i propri sistemi gestionali procederanno secondo quanto previsto dai sistemi e utilizzando le funzionalità che questi mettono a loro disposizione.
Una volta selezionato l'operatore, l'unità locale ed il registro, l'utente clicca su Trasmissione dati al RENTRI per trasmettere al RENTRI i dati contenuti nel registro di carico e scarico digitale.
Le operazioni da svolgere sono due. Selezione dei dati da trasmettere e poi trasmissione dei dati stessi.
Ricordiamo che la trasmissione deve essere effettuata entro la fine del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'annotazione. In automatico viene impostato l'ultimo giorno del mese precedente. L'utente può modificare la data se vuole trasmettere prima di tale scadenza i dati.
Vengono mostrate tutte le registrazioni la cui data è ricompresa nel periodo. Tra i dati che vengono trasmessi ci sono anche le rettifiche e gli annullamenti. L'utente clicca su Avanti per trasmettere tutte le registrazioni senza possibilità di escluderne alcune.
Una volta individuate le registrazioni da trasmettere, si passa alla seconda fase la trasmissione al RENTRI. Prima della conferma vengono riportati i riferimenti alle registrazioni che verranno trasmesse al RENTRY. Il servizio di supporto effettua una verifica di quanto si intende trasmettere, restituisce eventuali segnalazioni e una sintesi del numero di registrazioni selezionate per la trasmissione. Una volta verificate le eventuali segnalazioni, l'utente clicca su Conferma per effettuare la trasmissione.
Al termine della trasmissione le registrazioni trasmesse sono contrassegnate dallo stato trasmesso e dalla data di trasmissione.
CONSERVAZIONE A NORMA
Come abbiamo detto il registro di carico e scarico diventa digitale. Il registro di carico e scarico è un documento digitale e non cartaceo. Non deve essere stampato su fogli vidimati.
In base alla normativa sulla tenuta digitale dei registri contabili, il registro cronologico nell'ambito del Rentry si materializza nel file XML del registro cronologico predisposto secondo i modelli XSD pubblicati nel portale Rentry. Questo file, prodotto dai servizi di supporto o dai sistemi gestionali, rappresenta il registro che l'impresa è tenuta ad esibire.
In caso di controllo o ispezione ogni operatore deve:
• Produrre il file XML che contiene il registro di carico e scarico produzione registro digitale
• Produrre una rappresentazione cartacea del registro. La funzione Esport in PDF.
Almeno una volta all'anno ogni operatore dovrà produrre il file XML che dovrà essere messo in conservazione a norma secondo le regole stabilite dalla normativa vigente. Ogni operatore potrà comunque produrre il registro in formato digitale con la frequenza desiderata.
L'utente clicca su Export per conservazione per generare il flusso di dati da mettere in conservazione a norma. Il servizio di supporto genera così il file XML nel formato previsto dalle specifiche tecniche del rentry che rappresenta il registro. Si tratta del file che l'operatore è tenuto a fornire agli organi di controllo in caso di ispezione e deve trasferire al sistema per la conservazione a norma di cui l'operatore ha scelto di avvalersi.
L'operatore potrà produrre questo file anche con maggiore frequenza e trasferirlo al sistema di conservazione a norma oppure archiviarlo all'interno dell'infrastruttura tecnologica di cui si avvale.
L'utente clicca su Nuovo export per generare il registro in formato digitale. L'operazione di generazione del file è molto semplice per l'utente.
Infatti, il servizio di supporto sapendo ciò che è stato esportato in precedenza predispone il file XML con le registrazioni non ancora esportate. Per ogni nuova esportazione l'utente potrà decidere se nel file XML generato includere solo le nuove registrazioni non ancora esportate o anche quelle già esportate.
È quindi possibile procedere alla consultazione del file generato e al download del file generato da mettere a conservazione a norma.
Il file generato rappresenta quindi il registro cronologico di carico e scarico in formato digitale da sottoscrivere ed avviare a conservazione almeno una volta all'anno ed eventualmente da archiviare localmente. Il file XML generato potrà essere scaricato anche in un momento successivo.
